Sok az e-mailben elakadt ügy
Egy kérés vagy jóváhagyás napokig vár, mert senki nem tudja, kinél a labda.
Ügyviteli rendszer, ami követi, ki hol tart egy ügyben
Egyedi ügyviteli és munkafolyamat-kezelő rendszer fejlesztés: űrlapok, státuszok, jóváhagyások és felelősök egy közös felületen, hogy semmi ne akadjon el egy táblázat mélyén.
Mikor kell munkafolyamat-kezelő rendszert fejleszteni?
Amikor ugyanazok a lépések újra és újra több ember, táblázat és különálló eszköz között mennek végig, és senki nem látja pontosan, hol tart egy adott ügy.
Táblázatok verzióznak egymásra
Több másolat kering ugyanabból a nyilvántartásból, senki nem biztos, melyik az aktuális.
Ismétlődő adminisztráció
Ugyanazt az űrlapot, dokumentumot vagy értesítést kézzel állítja elő valaki minden alkalommal.
Nő a csapat, nő a káosz
Ami kézzel még ment 3-4 főnél, egy nagyobb csapatnál már nem követhető.
Előbb az ügymenetet térképezem fel
Megnézem, honnan indul egy ügy, milyen állapotokon megy át, és hol szoktak elakadni a lépések - ez adja a rendszer vázát.
Folyamat lépései
Honnan indul egy ügy, milyen állapotokon megy át, és hol szoktak elakadni a lépések.
Felelősök és jóváhagyások
Ki dönt, ki hagy jóvá, és mi történik, ha valaki nem reagál időben.
Dokumentumok és értesítések
Milyen dokumentum (számla, jegyzőkönyv, riport) készül automatikusan egy adott lépésnél.
Kimutatások
Milyen áttekintésre van szüksége a vezetőnek: elakadt ügyek, átfutási idő, terhelés.
A jelenlegi táblázatok és sablonok nem vesznek a kukába
Az ügyviteli rendszer nem törli a meglévő nyilvántartást és dokumentumokat, hanem rendszerbe foglalja őket, hogy egy helyen, aktuálisan legyenek elérhetők.
Adatimport
A meglévő táblázatok és nyilvántartások adatai átkerülnek, nem üresen indul a rendszer.
Sablonok újrafelhasználása
A jelenlegi dokumentum- és e-mail-sablonok beépíthetők a rendszerbe.
Fokozatos bevezetés
Egy folyamaton vezetjük be először, utána bővül a többi ügytípusra.
Számlázási kapcsolat
Ha szükséges, a rendszer összeköthető a NAV Online Számla adatszolgáltatással is.
Szakmai források
Így épül fel az ügyviteli rendszer
Azt térképezzük fel, ma hogyan halad végig egy ügy a cégeden, és hol akad el. A státuszok, a felelősök és a jóváhagyások rendje ebből áll össze.
Folyamatfelmérés
Megnézem az ügymenet lépéseit, a felelősöket és a leggyakoribb elakadási pontokat.
Állapot- és jogosultsági terv
Kialakul, milyen státuszokon megy át egy ügy, és ki mit láthat vagy hagyhat jóvá.
Fejlesztés
Elkészül a rendszer, a meglévő adatok és sablonok bekötésével.
Indulás és bővítés
Egy ügytípuson indul, majd a tapasztalatok alapján bővül a többire.
A fejlesztés ugyanazt az alapot követi, mint egy nagyobb webes rendszer: Így épül fel egy egyedi webes rendszer.
Egy admin, ahol nyomon követhető, hol tart egy ügy
A Prime PC adminfelületén a rendelés, az összeszerelés és a számlázás állapota egy közös műveleti nézetben követhető - ugyanez az elv áll egy ügyviteli rendszer mögött is.
3
összekapcsolt szakasz: rendelés, összeszerelés, számlázás
1
közös műveleti nézet a teljes ügymenetre
A Prime PC nem általános ügyviteli rendszer, hanem egy konkrét vállalkozás rendeléskezelő admin felülete, jelenleg fejlesztés alatt. A közös pont a lépésenkénti állapotkövetés és a felelősökhöz rendelt feladatok kezelése.
Megnézem a Prime PC rendszertGyakori kérdések
Gyakori kérdések az ügyviteli rendszer fejlesztéséről.
Mennyibe kerül egy ügyviteli rendszer fejlesztése?
Az induló ár 900 000 Ft-tól kezdődik, mint minden egyedi webes rendszernél. A pontos összeg az ügytípusok, státuszok és automatizmusok számától függ.
Ez ugyanaz, mint egy munkafolyamat-kezelő vagy workflow rendszer?
Igen, ugyanarról a rendszertípusról van szó: a lépésenkénti állapotkövetés, a felelősök és a jóváhagyások kezelése áll a középpontban, csak más néven hívják cégenként.
Kell kész folyamatábrával érkeznem?
Nem. Elég elmondanod, hogyan zajlik most egy ügy, és hol akad el leggyakrabban. Ebből közösen felépítjük a rendszer vázát.
Összeköthető a NAV Online Számla rendszerrel?
Igen, ha a számlázási folyamat is a rendszer része, ezt a felmérés során tervezzük meg és kötjük be.
Mennyi idő alatt készül el?
Egy jól körülhatárolt első ügytípusra épülő verzió jellemzően 3-6 hét, a bővítések ezután, külön szakaszokban készülnek.
Nézzük meg, hol akad el most egy ügy nálatok
Mondd el, milyen lépéseken megy át most egy tipikus ügy. Megnézem, mit érdemes rendszerbe foglalni.